I en avsiktsförklaring redogör båda parterna för en vilja och ett mål att ingå avtal med varandra, genom att skriva ned sina avsikter och intressen kan kommunikationen mellan parterna förbättras och utrymmet för missförstånd minskas, vilket i sin tur leder till att tilliten mellan parterna ökar. En ökad tillit mellan parterna gynnar framtida förhandlingar. När parterna har framfört sina intressen och avsikter samt skrivit ned grundläggande villkor för affären som de kommit överens om, som exempelvis betalningsstuktur, förbehåll och tidslinjer, kan avsiktsförklaringen användas som riktlinje för den fortsatta förhandlingen innan huvudavtalet undertecknas.
En avsiktsförklaring ska innehålla parternas avsikter och förväntningar förhandlingen, och parterna kan på så sätt försäkra sig om att de är överens om grundläggande aspekter av förhandlingen. Genom att diskutera avsikter och förväntningar behöver parterna inte lägga tid och resurser på att förhandla om punkter som de redan är överens om. Det blir även tydligare vad för problem som kan uppstå i förhandlingarna när avsikter och mål diskuteras, vilket gör att parterna kan försöka hitta vägar för att lösa problemen tidigt i processen.
Avsiktsförklaringen kan innehålla en exklusivitetsklausul, den binder parterna till att inte förhandla med någon annan part. Klausulen ska verka för att parterna ska kunna granska avtalsvillkor och den andra partens företag i lugn och ro utan några påtryckningar från andra parter som är intresserade att ingå avtal. Klausulen bör dock vara tidsbegränsad för att en part inte ska vara fast i en förhandling som drar ut för långt på tiden utan att ett avtal kommer till stånd.
Avtalet kan även innehålla en sekretessklausul som binder parterna till att inte dela med sig av eller utnyttja information som de får ta del av under förhandlingsprocessen. Tillskillnad från exklusivitetsklausulen bör en sekretessklausul inte vara tidsbegränsad, detta eftersom om det inte sluts ett slutgiltigt avtal mellan parterna så vill företagen kunna försäkra sig om att den informationen som de delat med sig av ändå är skyddad framöver.
En avsiktsförklaring är ett avtal som binder parterna till vad som skrivs i avtalet. Det skiljer sig därmed från det anglosaxiska letter of intent. Oavsett om avsiktsförklaringen är bindande eller inte kan avtalet ha bindande klausuler som exempelvis en exklusivitetsklausul som binder parterna till att enbart förhandla med varandra under en tidsbegränsad period. Avtalet kan också binda parterna till att samarbeta och jobba för att ett framtida huvudavtal ska komma till stånd, parterna behöver då ta varandras intressen i beaktning under förhandlingarna. Bryter ett av partierna mot bestämmelserna i avtalet och ett huvudavtal inte kommer till stånd kan det i vissa fall leda till att parten blir ersättningsskyldig.
