Guide för hantering av kundfordringar

Nja, det beror på hur vägran går till. En kund kan inte bara låta bli att betala en faktura, dock kan kunden bestrida fakturan. Om din kund har bestridit fakturan är fakturan tvistig och måste lösas, civilrättsligt, i domstol. Först går vi igenom situationen där fakturan inte har bestridits och därefter om den har bestridits .

Om din kund inte har betalt en faktura, vilket i bästa fall beror på att kunden har glömt bort att betala eller är sen, kan det vara en god idé att ge kunden några extra dagar att betala. Har det gått några dagar är det dags för steg 1.

OBS! Kunden kan i alla steg nedan bestrida, om det händer hoppa ner till rubriken "Har kunden bestridit fakturan?".

Steg 1. Prata med kunden (valfritt)

Det är i ditt bästa intresse att lösa problemet med minimal friktion, senare steg har hårdare åtgärder men de leder ofta till en sämre kundrelation och potentiellt är det dyrare. Kan ett samtal lösa problemet slipper du detta.

Steg 2. Påminnelse

Skicka en ny faktura med en ny betalningsfrist och ge kunden en ny chans att betala.

Steg 3. Inkassokrav.

Är påminnelsen skickad kan du nu, om du vill, skicka ett inkassokrav. Inkasso är inget krav men sedvänja. Detta görs vanligtvis genom inkassobolag men det finns inget som stoppar dig från att göra det själv. Dock krävs viss formalia för att inkassokravet ska vara giltigt.

Vad ska ett inkassokrav innehålla?

Fordringsägare – vilket är ditt företag.

Skulden – beloppet, förfallodatum och vad skulden avser ex. om det är hyra eller köp

Dröjsmålsränta – hur kom ni fram till räntesatsen. Oftast är dröjsmålsräntan bestämd enligt räntelag.

Inkassokostnad – högst 180kr.

Informera om konskvenser – Om kunden fortsatt inte betalar kommer du ansöka om betalningsföreläggande eller stämning och utmätning

Förfallodatum – minst 8 dagar

Steg 4. Kronofogden

Efter förfallodatumet har löpt ut kan du ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Ett betalningsföreläggande kostar 300 kr och hjälp att driva in pengarna kostar 600 kr. Kronofogden kommer då delge din kund ett krav som i regel har en tidsfrist på 10 dagar. Om kunden inte besvarar kravet fastställs skulden och det kan sedermera drivas in. Bestrider kunden kravet blir nästa steg att ta tvisten till domstol.

I det fall att en kund bestrider en faktura har du tre alternativ, ta ärendet till domstol, förlikas eller skriva av fakturan.

Ta en faktura till domstol

Innan du tar en tvistig faktura till domstol är det viktigt att granska bevisläget, något vi kan hjälpa dig med, för att se vad som går att bevisa. Det spelar ingen roll hur rätt du har om du inte kan bevisa det, dessutom är domstolsprocesser inte en snabb eller billig lösning. Ofta tar domstolsärenden ett år eller mer att lösa och i det fall att du förlorar behöver du betala båda parters kostnader hänförliga till tvisten och även domstolskostnader. Det är därför viktigt att gå in i en domstolsprocess med förståelsen att det tar tid och att det finns en viss risk. Med det åtanke, har du ett bra bevisläge och tiden kan det vara ett effektivt sätt att lösa tvisten på.

Förlikas - att komma överens om betalningen

Att förlikas kan vara en smidig lösning, det går ofta mycket fortare än domstolsärenden och det har inte heller risken att du kanske behöver betala din kunds ombud. Som all förhandling har det dock nackdelen att du kan behöva sänka beloppet på fakturan för att nå en överenskommelse.

Skriva av en faktura

Sista utvägen är att avskriva fakturan. Är bevisläget dåligt och det tvistiga beloppet lågt kan det vara en bättre idé att skriva av summan. Belopp under 30 000kr är sällan värt att ta till förlikning eller till domstol då kostnaderna ofta äter upp en större del av beloppet.

Absolut bäst är att ta betalt i förskott, för då är problemet löst. Tyvärr är det många gånger inte möjligt, näst bäst är bra avtal. Även om muntliga avtal är bindande kan de vara svåra att bevisa så se därför till att alltid ha överenskommelser i skrift. Viktigt är att tänka på om uppdragsdefinitionen är tydlig nog, exakt vad ingår? Det är bättre att vara övertydlig än för otydlig. Vad är priset, när är levereras, vem bär vilket ansvar m.m. Avtalet är menat att klargöra alla potentiella frågetecken som skulle kunna uppstå.

I många branscher är det vanligt att ett arbete påbörjas och allt eftersom dyker mer arbete upp. Att skicka ett uppdragsavtal varje gång är rekommenderat men inte alltid möjligt. Då bör du åtminstone använda sms- och mejlkonfirmationer på väsentliga överenskommelser som dykt upp längs vägen vilket stärker ditt bevisläge om det skulle behövas.

Är en faktura ett avtal?

Nej, en faktura är inte ett avtal. En offert kan dock bli ett avtal eftersom betalning till offertgivaren kan ses som en accept av villkoren i offerten.

Hur mycket dröjsmålsränta får man ta ut?

Enligt lag får du ta ut 8 % + referensränta om inget annat är avtalat. Referensräntan sätts av Riksbanken en gång i halvåret.

Hur lång tid efter kan man kräva betalning?

Det beror på.

Skuld mellan företag och privatperson

Konsumentfordringar preskriberas efter 3 år, exempel på konsumentfordingar är köp av en t-shirt eller en Netflixprenumeration, av en privatperson.

OBS! Ex. Trafikförsäkringsföreningens krav på trafikförsäkringsavgift faller inte i denna kategori utan sådana fordringar preskriberas efter 10 år.

Skuld mellan företag

En skuld mellan företag preskriberas efter 10 år.

Skuld mellan privatpersoner

Skulder mellan privatpersoner preskriberas efter 10 år.

Skuld till staten

De flesta skulder till staten preskriberas efter 5 år men de kan ansöka om att få preskribtionstiden förlängd.